長沙活動策劃公司-活動策劃中如何做好媒體工作
2017-06-26
作為湖南長沙活動策劃公司，在進行任何一場活動策劃時可能都會請到媒體。不管是現(xiàn)場拍攝還是會議記錄，不管是活動開始前的新聞造勢還是后期的信息跟蹤都可以看到媒體的身影。禮儀公司一方面要和媒體協(xié)調(diào)溝通另一方面要懂得尊重他們的時間，決不能忘記他們對于你的活動的積極報道和關(guān)鍵作用。
1.媒體報道是否也是活動的一部分？
要決定活動中何時何地需要媒體介入。禮儀公司要提前舉行新聞發(fā)布會，或者單獨安排媒體采訪?？紤]一下這些活動在哪里進行，是否需要單獨的房間。
2.媒體是否以應邀嘉賓的身份出席活動？
餐飲方面的安排是否已將媒體人士計算在內(nèi)？如果舉辦雞尾酒會，之后有晚餐那么作為禮儀策劃公司的你打算為媒體工作人員單獨安排餐桌，還是讓他們和其他賓客一同進餐？在某次籌款活動中，籌辦人員為媒體工作人員準備了單獨的餐桌，但是沒有準備食物。當然，他們很不高興。對這次籌款活動的報道也就可想而知，而媒體和這次慈善活動心儀活動籌辦小組的將來的合作關(guān)系就更不用說了。如果你邀請媒體作為活動的嘉賓，那么就要把他們當作嘉賓來看待。如果你只是邀請他們對活動某項內(nèi)容進行報道，就應該在請柬中說明，他們自然會明白你的安排。如果出于安全原因，重要人物每次只能接受一家媒體的采訪，你就應該為他們準備單獨的媒體工作間。
3.媒體有沒有特殊要求。例如單獨的媒體工作間、媒體報道器材或者媒體報道設備車的停車場地？
要清楚媒體工作人員什么時候到達、他們會帶來哪些設備、他們感興趣的熱點以及如何給他們的工作提供方便。不能毫無準備。你一定不希望一個參加活動的新聞組來了半天卻沒有什么可報道的吧。如果媒體來的過早，名人和客人都還沒有到，娛樂活動也沒有開始，對大家來說都很浪費時間。因此你應該告知媒體最佳的到達時間，要牢記媒體節(jié)目的規(guī)定播放時間。例如，如果你想要總裁的演講在晚上11點的新聞節(jié)目中播出，必須給媒體攝像和編輯人員充足時間來準備他們的報道。為了取得最佳效果，你應該盡可能在各個方面和媒體配合，這樣才能取得雙贏的效果，并且在你舉辦下一次活動時他們還會再來。
4.準備宣傳資料袋的目的是什么？
宣傳資料袋內(nèi)應包含活動所有的相關(guān)信息。要考慮報道的核心以及你希望記者報道的便信息。如果可能的話，這些信息應包括所有客人的資料或關(guān)于活動贊助商的背景信息。要了解需要多少宣傳資料袋，確保將其費用計入預算。要考慮這些材料由誰負責，要什么地方分發(fā)，如何分發(fā)以及由誰負責分發(fā)。要是否需要為媒體準備單獨的報到處，以便于他們簽到的領(lǐng)取宣傳材料，避免出現(xiàn)等到采訪和拍攝結(jié)束時才拿到材料的現(xiàn)象。用這種方法還可以發(fā)解誰已經(jīng)到達，可以派代表帶他們參觀重要活動區(qū)，將他們介紹給重要人物。你還可以得知媒體人員中沒有到達的人員情況，給他們打電話或者郵寄材料。